Krótka odpowiedź
Do sprzedaży mieszkania potrzebujesz dokumentu nabycia, numeru księgi wieczystej, zaświadczenia o braku zaległości w opłatach i o braku osób zameldowanych oraz świadectwa charakterystyki energetycznej. Przy kredycie dochodzi zaświadczenie banku o saldzie i zgoda na wykreślenie hipoteki, przy spadku dokument dziedziczenia. Większość zaświadczeń zamawiasz 1–4 tygodnie przed aktem.
W skrócie
- Podstawa to dowód osobisty, dokument nabycia, numer księgi wieczystej i zaświadczenia o braku zaległości i osób zameldowanych.
- Przy sprzedaży przekazujesz kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej.
- Kupujący z kredytem potrzebuje dokumentów dla banku wcześniej, często już przed umową przedwstępną.
- Zamów zaświadczenia z wyprzedzeniem, ale sprawdź ich ważność. Notariusz i bank zwykle wymagają dokumentów sprzed 30 dni.
Najczęściej potrzebne
- Numer księgi wieczystej. Notariusz sam pobierze odpis, ale sprawdź treść księgi wcześniej, żeby nie było niespodzianek.
- Dokument nabycia: akt notarialny kupna, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia.
- Zaświadczenie ze spółdzielni lub od zarządcy wspólnoty o braku zaległości w opłatach.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych z urzędu gminy albo oświadczenie, jeśli notariusz je dopuszcza.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej: obowiązkowe przy sprzedaży od kwietnia 2023 roku.
- Dowód osobisty lub paszport wszystkich właścicieli.
InfografikaDokumenty do sprzedaży mieszkania
Zbierz je przed ogłoszeniem. Ostateczną listę potwierdza notariusz.
Zawsze lub prawie zawsze
- Numer księgi wieczystej
- Dokument nabycia mieszkania
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach
- Zaświadczenie o osobach zameldowanych
- Świadectwo charakterystyki energetycznej
- Dowód osobisty
W szczególnych sytuacjach
- Spółdzielcze prawo bez księgi
- Spadek lub darowizna
- Kredyt hipoteczny
- Współwłasność po rozwodzie
- Zaświadczenie ze spółdzielni o prawie
- Zaświadczenie z urzędu skarbowego
- Zaświadczenie o saldzie i promesa banku
- Dokument podziału majątku
Gdzie załatwisz
Kiedy zamówić który dokument
- Przed wystawieniem oferty: dokument nabycia, numer księgi wieczystej, świadectwo energetyczne (bez niego nie wolno już ogłaszać ani sprzedawać mieszkania), rzut i metraż.
- Przed umową przedwstępną: odpis księgi wieczystej sprawdzony tego samego dnia, zaświadczenie banku o saldzie kredytu, jeśli mieszkanie ma hipotekę.
- Po umowie przedwstępnej: dokumenty, o które poprosi bank kupującego, zwykle w ciągu kilku dni od złożenia wniosku kredytowego.
- 1–2 tygodnie przed aktem: zaświadczenie o braku zaległości w opłatach, zaświadczenie o osobach zameldowanych, aktualne zaświadczenie banku o saldzie i zgoda na wykreślenie hipoteki.
- W dniu aktu: dowód osobisty, numer rachunku do zapłaty i oryginały zaświadczeń, jeśli notariusz nie dostał ich wcześniej mailem.
W szczególnych sytuacjach
- Przy spółdzielczym własnościowym prawie bez księgi wieczystej: zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie, z informacją o wkładzie i braku zadłużenia.
- Przy spadku lub darowiźnie: zaświadczenie z urzędu skarbowego o zapłacie lub zwolnieniu z podatku od spadków i darowizn.
- Przy kredycie hipotecznym: zaświadczenie z banku o kwocie zadłużenia i promesa zgody na wykreślenie hipoteki.
- Przy współwłasności po rozwodzie: dokument podziału majątku albo zgoda byłego małżonka na sprzedaż.
- Przy pełnomocniku: pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.
- Przy mieszkaniu wynajętym: umowa najmu i ustalenia co do terminu wydania.
Dodatkowe dokumenty przy domu i działce
Przy domu sprzedajesz też grunt, więc notariusz i kupujący poproszą o więcej papierów. Najczęściej to wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej ze starostwa, zaświadczenie gminy o przeznaczeniu działki w planie miejscowym albo informacja, że planu nie ma, oraz zaświadczenie, czy działka leży na obszarze rewitalizacji.
Przy działkach rolnych i leśnych notariusz może poprosić także o zaświadczenie, czy grunt jest objęty planem urządzenia lasu. Wiąże się to z prawem pierwokupu Lasów Państwowych albo Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa. Zapytaj kancelarię o pełną listę od razu, bo część zaświadczeń gmina wydaje do 7 dni.
Dokumenty dla kupującego z kredytem
Bank kupującego potrzebuje kopii dokumentów mieszkania do wyceny i decyzji kredytowej: numeru księgi wieczystej, dokumentu nabycia, często zaświadczenia ze spółdzielni lub od zarządcy i planu mieszkania. Im szybciej je dostarczysz, tym szybciej będzie akt.
Księga wieczysta: co sprawdzić przed sprzedażą
Rozbieżności wyjaśnij przed ogłoszeniem. Korekta wpisów w sądzie trwa tygodnie, a kupujący z kredytem nie dostanie decyzji, dopóki księga budzi wątpliwości.
- Dział I: adres i powierzchnia zgodne z rzeczywistością i dokumentami.
- Dział II: właściciele. Jeśli wpisany jest zmarły rodzic albo były małżonek, najpierw trzeba zaktualizować wpis.
- Dział III: służebności, roszczenia, ostrzeżenia. Każdy wpis kupujący będzie chciał zrozumieć.
- Dział IV: hipoteki. Przygotuj plan ich spłaty i wykreślenia.
Mieszkanie spółdzielcze
Przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu spółdzielnia wydaje zaświadczenie o przysługującym prawie i braku zaległości. Jeśli prawo nie ma księgi wieczystej, kupujący z kredytem zwykle potrzebuje jej założenia, bo bank musi wpisać hipotekę. Księgę można założyć przy akcie sprzedaży albo wcześniej. Zapytaj notariusza, co będzie szybsze.
Gdy czegoś brakuje
- Zgubiony akt nabycia: wypis wydaje notariusz, który go sporządził, albo archiwum sądu.
- Brak postanowienia spadkowego: najpierw stwierdzenie nabycia spadku.
- Zameldowana osoba, która się wyprowadziła: wniosek o wymeldowanie w urzędzie gminy.
- Zaległości w opłatach: spłać je przed aktem albo ustal z kupującym potrącenie z ceny.
Terminy ważności
Niektóre zaświadczenia, na przykład o braku zaległości czy o saldzie kredytu, notariusz przyjmuje tylko, gdy są aktualne. Zamów je, gdy znasz przybliżony termin aktu. Wcześniej możesz zebrać dokumenty, które się nie przedawniają: dokument nabycia i świadectwo energetyczne ważne 10 lat.
Ile kosztują dokumenty
- Przeglądanie księgi wieczystej w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości jest bezpłatne.
- Zaświadczenie o osobach zameldowanych z urzędu gminy kosztuje 17 zł opłaty skarbowej.
- Zaświadczenie o braku zaległości ze spółdzielni lub wspólnoty bywa bezpłatne albo kosztuje kilkadziesiąt złotych, zależnie od zarządcy.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej to zwykle kilkaset złotych, zależnie od miasta i metrażu.
- Zaświadczenie banku o saldzie i zgoda na wykreślenie hipoteki: część banków wydaje je bezpłatnie, część pobiera opłatę z tabeli opłat i prowizji.
- Wniosek o wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej: 100 zł opłaty sądowej.
Dobra praktyka
Zbierz dokumenty jeszcze przed wystawieniem ogłoszenia. Kupujący z kredytem potrzebuje ich do banku, a braki potrafią opóźnić transakcję o kilka tygodni. Ostateczną listę zawsze potwierdza notariusz, więc wyślij mu skany kilka dni przed umową.
Kto wydaje który dokument
- Odpis z księgi wieczystej: sąd rejonowy lub wydruk z ekw.ms.gov.pl.
- Wypis aktu nabycia: kancelaria notarialna lub archiwum sądu okręgowego.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych: urząd gminy lub miasta, wydział spraw obywatelskich.
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach: spółdzielnia lub zarządca wspólnoty.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej: uprawniona osoba wpisana do centralnego rejestru.
- Zaświadczenie o spłacie lub saldzie kredytu: bank, który udzielił kredytu.
- Postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia: sąd lub notariusz.
Lista do odhaczenia przed aktem
- Dokument nabycia i numer księgi wieczystej są w folderze, a dane w księdze zgadzają się z dowodem osobistym.
- Dział III i IV księgi sprawdzony w dniu umowy przedwstępnej i tydzień przed aktem.
- Zaświadczenia o opłatach i zameldowaniu wystawione nie wcześniej niż miesiąc przed aktem albo w terminie, którego chce notariusz.
- Świadectwo energetyczne ważne, czyli nie starsze niż 10 lat i wystawione dla tego lokalu.
- Przy kredycie: zaświadczenie banku z kwotą do spłaty na dzień aktu i numerem rachunku.
- Wszyscy współwłaściciele, także małżonek przy wspólności majątkowej, wiedzą o terminie aktu.
Pojęcia z tego poradnika
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych
- Dokument z urzędu gminy potwierdzający, że w mieszkaniu nikt nie jest zameldowany. Kupujący często prosi o niego przed aktem.
- Zaświadczenie o braku zaległości
- Dokument ze spółdzielni lub wspólnoty potwierdzający, że za mieszkanie nie ma długów. Notariusz i kupujący zwykle go wymagają.
- Akt notarialny
- Dokument sporządzony przez notariusza, w którym strony zawierają umowę sprzedaży nieruchomości. Bez formy aktu notarialnego przeniesienie własności mieszkania jest nieważne.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej
- Dokument określający zapotrzebowanie budynku lub lokalu na energię. Sprzedający musi przekazać je kupującemu przy sprzedaży mieszkania.
- Księga wieczysta
- Publiczny rejestr prowadzony przez sąd, który pokazuje właściciela nieruchomości, jej obciążenia i hipoteki. Odpis można sprawdzić online po numerze księgi.
Więcej definicji w słowniku nieruchomości.
Pytania i odpowiedzi
Jakie dokumenty są potrzebne do sprzedaży mieszkania?
Najczęściej numer księgi wieczystej, dokument nabycia, zaświadczenie o braku zaległości, zaświadczenie o zameldowaniu, świadectwo charakterystyki energetycznej i dowody osobiste właścicieli.
Czy do sprzedaży mieszkania potrzebne jest świadectwo energetyczne?
Tak. Od kwietnia 2023 roku sprzedający ma obowiązek przekazać kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej.
Kto pobiera odpis z księgi wieczystej do aktu?
Zwykle notariusz, na podstawie numeru księgi wieczystej. Sprzedający powinien jednak wcześniej sprawdzić treść księgi sam.
Czy do sprzedaży mieszkania potrzebny jest akt notarialny zakupu?
Notariusz zwykle prosi o podstawę nabycia. Jeśli prawo jest wpisane do księgi wieczystej, wystarczy jej numer, ale dokument nabycia przyda się też do ustalenia podatku.
Ile ważne jest zaświadczenie o braku zameldowanych osób?
Przepisy nie określają terminu, ale notariusze i banki zwykle wymagają zaświadczenia nie starszego niż 30 dni.
Jakie dokumenty przy mieszkaniu bez księgi wieczystej?
Przy spółdzielczym własnościowym prawie bez księgi potrzebne jest zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie, jego właścicielu i braku zaległości.
Czy potrzebuję zgody małżonka na sprzedaż?
Jeśli mieszkanie należy do majątku wspólnego, tak. Małżonek podpisuje akt albo udziela zgody w formie aktu notarialnego.
Czy kupujący może poprosić o protokoły z przeglądów?
Może, a przy domu robi to często. Przy mieszkaniu przeglądy budynku prowadzi zarządca i można poprosić go o kopię.
Jakie dokumenty potrzebuje bank kupującego?
Najczęściej odpis księgi wieczystej, umowę przedwstępną, zaświadczenie o braku zameldowanych i o braku zaległości, a przy spółdzielni zaświadczenie o prawie do lokalu.
Czy przy sprzedaży trzeba pokazać rachunki za remont?
Nie trzeba, ale przy sprzedaży przed upływem pięciu lat udokumentowane nakłady zmniejszą podatek. Zachowaj faktury.
Ile kosztują dokumenty do sprzedaży mieszkania?
Najwięcej świadectwo energetyczne, zwykle kilkaset złotych. Zaświadczenie o zameldowaniu to 17 zł opłaty skarbowej, zaświadczenie o opłatach bywa bezpłatne, a przeglądanie księgi wieczystej jest darmowe.
Kiedy zamówić zaświadczenia do aktu notarialnego?
Zwykle 1–2 tygodnie przed aktem, bo notariusz chce aktualnych dokumentów. Świadectwo energetyczne i dokument nabycia przygotuj już przed wystawieniem oferty.
Czy do sprzedaży domu potrzeba innych dokumentów niż do mieszkania?
Tak. Przy domu dochodzi wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy, zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie miejscowym i o obszarze rewitalizacji, a przy niektórych działkach o planie urządzenia lasu.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Ustawa z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece
Stan na październik 2026. Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnika, notariusza ani doradcy podatkowego.