Krótka odpowiedź
Najem okazjonalny zawiera właściciel będący osobą fizyczną, na czas oznaczony do 10 lat. Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje inny lokal do zamieszkania, z notarialnie poświadczoną zgodą jego właściciela. Umowę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w 14 dni. Kaucja może wynieść najwyżej sześciokrotność czynszu.
W skrócie
- Najem okazjonalny może zawrzeć osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu lokali, na czas oznaczony do 10 lat.
- Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi.
- Zawarcie umowy trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, inaczej umowa traci szczególną ochronę.
- Kaucja może wynosić najwyżej sześciokrotność miesięcznego czynszu.
Czym jest najem okazjonalny
To szczególna forma najmu przewidziana w ustawie o ochronie praw lokatorów. Właściciel, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawiera z najemcą umowę na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Dzięki dodatkowym załącznikom po zakończeniu umowy łatwiej doprowadzić do opróżnienia lokalu, jeśli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie.
InfografikaNajem okazjonalny
Trzy załączniki i jeden termin, którego nie wolno przegapić.
Załączniki do umowy
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji
- Wskazanie lokalu, do którego najemca się wyprowadzi
- Oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie, z podpisem poświadczonym notarialnie
Liczby
Najczęstsze błędy
- Brak zgłoszenia do urzędu w 14 dni
- Umowa na czas nieoznaczony
- Brak zgody właściciela lokalu wskazanego
- Kaucja wyższa niż 6 czynszów
Najem okazjonalny, instytucjonalny i zwykły
- Najem zwykły: najprostszy do zawarcia, ale gdy najemca nie wyprowadzi się po końcu umowy, potrzebny jest proces o eksmisję, który może trwać długo.
- Najem okazjonalny: dla właściciela, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu. Wymaga notariusza i zgłoszenia do urzędu, ale daje szybszą drogę do opróżnienia lokalu.
- Najem instytucjonalny: dla firm i przedsiębiorców wynajmujących w ramach działalności. Też z oświadczeniem najemcy u notariusza, ale bez obowiązku wskazania innego lokalu.
Załączniki do umowy
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.
- Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji.
- Oświadczenie właściciela tamtego lokalu, że zgadza się na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Podpis musi być notarialnie poświadczony.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego
Właściciel zgłasza zawarcie umowy do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Bez zgłoszenia umowa nie korzysta z przepisów o najmie okazjonalnym i jest traktowana jak zwykły najem.
Krok po kroku: od umowy do kluczy
- Ustal z najemcą warunki i przygotuj umowę na czas oznaczony z terminem i wysokością kaucji.
- Najemca wskazuje lokal zastępczy i przynosi oświadczenie jego właściciela z notarialnie poświadczonym podpisem.
- Najemca podpisuje u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i opróżnieniu lokalu.
- Podpisujecie umowę z załącznikami, protokół zdawczo-odbiorczy i przekazujesz klucze.
- W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu zgłaszasz umowę w urzędzie skarbowym i zachowujesz potwierdzenie.
Koszty
Oświadczenie najemcy u notariusza to koszt taksy notarialnej, zwykle kilkaset złotych z VAT. Do tego poświadczenie podpisu właściciela lokalu wskazanego. Strony ustalają, kto ponosi te koszty, najczęściej najemca lub po połowie.
Przykład kosztów na start
Przykład z umownymi kwotami. Czynsz najmu 3000 zł miesięcznie. Najwyższa dopuszczalna kaucja to 18 000 zł, ale w praktyce właściciele biorą zwykle jeden lub dwa czynsze, bo wyższa kaucja odstrasza najemców.
Oświadczenie najemcy u notariusza i poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego to zwykle razem kilkaset złotych z VAT. Do tego koszt dojazdu i czasu. W zamian, gdy najemca nie wyprowadzi się po umowie, nie potrzebujesz procesu o eksmisję.
Kaucja
Kaucja przy najmie okazjonalnym nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Zabezpiecza czynsz, opłaty i koszty ewentualnej egzekucji. Zwracasz ją w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności.
Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym
- Zgłoszenie do urzędu skarbowego po 14 dniach albo wcale. Umowa traci wtedy szczególną ochronę.
- Klucze wydane przed wizytą najemcy u notariusza.
- Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego bez notarialnie poświadczonego podpisu.
- Umowa na czas nieoznaczony albo dłuższa niż 10 lat.
- Żądanie opróżnienia wysłane mailem albo bez poświadczonego podpisu.
Co, jeśli najemca się nie wyprowadzi
Po zakończeniu umowy właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Jeśli najemca się nie wyprowadzi, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniem najemcy. Następnie komornik prowadzi egzekucję. To szybsza droga niż zwykły proces o eksmisję.
Żądanie opróżnienia lokalu: wymogi
Żądanie musi być na piśmie i mieć urzędowo poświadczony podpis właściciela, na przykład u notariusza. E-mail ani SMS nie wystarczą. W żądaniu podajesz dane stron, umowę, przyczynę jej zakończenia i termin opróżnienia lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
Doręcz je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo osobiście za podpisem. Do wniosku o klauzulę wykonalności dołączasz żądanie z dowodem doręczenia lub nadania, dokument potwierdzający własność i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.
Rola agenta przy najmie okazjonalnym
Agent przygotowuje umowę i komplet załączników, umawia notariusza i pilnuje terminu zgłoszenia do urzędu. Przy pierwszym najmie to dobra inwestycja, bo błąd w formalnościach odbiera właścicielowi główną zaletę tej umowy.
Pojęcia z tego poradnika
- Najem okazjonalny
- Umowa najmu na czas określony z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazaniem lokalu, do którego się wyprowadzi. Ułatwia odzyskanie mieszkania.
- Najem instytucjonalny
- Najem, w którym właścicielem mieszkania jest firma, a nie osoba prywatna. Ma inne zasady podatkowe niż najem prywatny.
- Protokół zdawczo-odbiorczy
- Dokument spisywany przy przekazaniu mieszkania: stan lokalu, liczniki, klucze i wyposażenie. Chroni obie strony przy późniejszym sporze.
- Kaucja
- Kwota wpłacana przez najemcę na zabezpieczenie roszczeń właściciela. Przy najmie mieszkania nie może przekraczać dwunastokrotności czynszu.
Więcej definicji w słowniku nieruchomości.
Pytania i odpowiedzi
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?
Właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Firmy korzystają z najmu instytucjonalnego.
Ile kosztuje najem okazjonalny u notariusza?
Zwykle kilkaset złotych z VAT za oświadczenie najemcy i poświadczenie podpisu właściciela lokalu wskazanego.
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę umowy do urzędu w 14 dni?
Umowa będzie traktowana jak zwykły najem i stracisz uproszczoną drogę do opróżnienia lokalu.
Czy najem okazjonalny może być na czas nieokreślony?
Nie. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Czy lokal wskazany przez najemcę może być za granicą?
Przepisy wymagają wskazania lokalu i zgody jego właściciela. Praktyka notariuszy i sądów co do lokali za granicą bywa różna, więc zapytaj notariusza.
Czy przy najmie okazjonalnym płaci się ryczałt?
Tak, przychód rozliczasz tak jak przy zwykłym najmie prywatnym: 8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki.
Czy najemca okazjonalny może się zameldować?
Tak. Zameldowanie nie daje prawa do lokalu i nie wpływa na egzekucję.
Czy mogę zmienić zwykłą umowę najmu na okazjonalną?
Tak, zawierając nową umowę ze wszystkimi załącznikami i zgłaszając ją do urzędu skarbowego. Najemca musi się na to zgodzić.
Co, jeśli właściciel lokalu wskazanego cofnie zgodę?
Najemca musi w terminie wskazać nowy lokal z nową zgodą. Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę.
Jak doręczyć żądanie opróżnienia lokalu przy najmie okazjonalnym?
Na piśmie, z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo osobiście za podpisem. Termin opróżnienia nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia.
Czym różni się najem okazjonalny od instytucjonalnego?
Okazjonalny zawiera osoba fizyczna bez działalności w zakresie wynajmu i najemca musi wskazać lokal zastępczy. Instytucjonalny dotyczy przedsiębiorców i nie wymaga wskazania takiego lokalu.
Podstawa prawna i źródła
- Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, art. 19a–19e
- Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
- Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym
Stan na październik 2026. Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnika, notariusza ani doradcy podatkowego.