W skrócie
- Biuro jest administratorem danych klientów. Do realizacji umowy pośrednictwa zgoda nie jest potrzebna, ale obowiązek informacyjny tak.
- Na marketing przez e-mail, SMS i telefon potrzebujesz zgody na kontakt drogą elektroniczną.
- Dane z procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy przechowujesz przez 5 lat. Pozostałe tylko tak długo, jak są potrzebne.
- Naruszenie ochrony danych zgłaszasz Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin, jeśli niesie ryzyko dla osób.
Biuro jako administrator danych
Biuro nieruchomości przetwarza dużo danych osobowych: dane sprzedających i kupujących, numery ksiąg wieczystych, adresy, dokumenty tożsamości przy procedurach AML, a czasem informacje o sytuacji rodzinnej czy finansowej. Biuro decyduje o celach i sposobach przetwarzania, więc jest administratorem i odpowiada za zgodność z RODO.
InfografikaRODO w biurze nieruchomości
Podstawy, terminy, obowiązki.
Podstawa przetwarzania
- Umowa pośrednictwa
- Obowiązki prawne, na przykład AML
- Prawnie uzasadniony interes, na przykład dochodzenie roszczeń
- Newsletter i oferty marketingowe
- SMS i telefon w celach marketingowych
- Publikacja wizerunku klienta
- Opinie z imieniem i nazwiskiem
Ważne terminy
Minimum w biurze
- Klauzula informacyjna dla klientów
- Rejestr czynności przetwarzania, jeśli wymagany
- Umowy powierzenia z dostawcami CRM i portali
- Zasady haseł i dostępu
- Procedura na wypadek naruszenia
- Okresy usuwania danych
Podstawy przetwarzania
- Umowa pośrednictwa i działania przed jej zawarciem, na przykład odpowiedź na zapytanie.
- Obowiązek prawny, na przykład identyfikacja klienta w ramach przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
- Prawnie uzasadniony interes, na przykład dochodzenie roszczeń o wynagrodzenie.
- Zgoda, gdy żadna inna podstawa nie pasuje, na przykład publikacja wizerunku klienta.
Obowiązek informacyjny
Przy pierwszym kontakcie przekaż klientowi informacje: kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane, komu je przekazujesz, jak długo przechowujesz i jakie prawa przysługują klientowi. Wystarczy krótka klauzula z odesłaniem do pełnej polityki prywatności.
Marketing i zgody
Na wysyłanie informacji handlowych e-mailem i SMS-em oraz na marketing telefoniczny potrzebujesz uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej. Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i możliwa do wycofania. Kontakt w ramach realizacji umowy, na przykład wysłanie raportu sprzedającemu, nie jest marketingiem.
Ogłoszenia i zdjęcia
Dostawcy i współpraca biur
CRM, system MLS, księgowość czy hosting poczty przetwarzają dane w Twoim imieniu. Z każdym takim dostawcą potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania. Przekazując dane klienta innemu biuru przy współpracy, poinformuj klienta, komu i w jakim celu je udostępniasz.
Jak długo przechowywać dane
Dane przechowuj tylko tak długo, jak są potrzebne. Dokumentację z procedur AML przepisy nakazują przechowywać przez 5 lat. Dane z umowy przechowujesz do czasu przedawnienia roszczeń. Zapytania kupujących, którzy nie zostali klientami, usuwaj po rozsądnym czasie, chyba że wyrazili zgodę na dalszy kontakt.
Naruszenie ochrony danych
Zgubiony laptop, wysłanie maila do niewłaściwej osoby czy włamanie do CRM to naruszenia ochrony danych. Jeśli naruszenie niesie ryzyko dla osób, zgłoś je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia. Przy wysokim ryzyku zawiadom też osoby, których dane dotyczą. Każde naruszenie zapisz w wewnętrznym rejestrze, nawet jeśli go nie zgłaszasz.
Prawa klientów
Klient może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia i może wnieść sprzeciw. Na żądanie odpowiadasz bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Pamiętaj, że prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych, które musisz przechowywać z mocy prawa.
Pojęcia z tego poradnika
- AML
- Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Pośrednik nieruchomości jest instytucją obowiązaną: identyfikuje klientów, ocenia ryzyko i zgłasza podejrzane transakcje.
- Umowa pośrednictwa
- Pisemna umowa między klientem a pośrednikiem, która określa zakres usług, wynagrodzenie i warunki jego zapłaty. Musi wskazywać numer polisy OC pośrednika.
Więcej definicji w słowniku nieruchomości.
Pytania i odpowiedzi
Czy agent potrzebuje zgody klienta na przetwarzanie danych?
Nie do realizacji umowy pośrednictwa ani do obowiązków prawnych. Zgoda jest potrzebna między innymi do marketingu elektronicznego i publikacji wizerunku.
Czy mogę wysyłać oferty mailem bez zgody?
Ofertę, o którą klient prosił w ramach usługi, tak. Informacje marketingowe, na przykład newsletter, wymagają zgody na kontakt drogą elektroniczną.
Jak długo biuro może przechowywać dane klientów?
Tak długo, jak są potrzebne do celu. Dokumentację AML przez 5 lat, dane z umowy do przedawnienia roszczeń.
Ile czasu jest na zgłoszenie wycieku danych?
72 godziny od stwierdzenia naruszenia, jeśli niesie ono ryzyko dla osób, których dane dotyczą.
Czy mogę opublikować numer księgi wieczystej w ogłoszeniu?
Lepiej tego nie robić. Numer pozwala każdemu sprawdzić właściciela. Udostępniaj go zainteresowanym kupującym na etapie weryfikacji.
Czy potrzebuję umowy powierzenia z dostawcą CRM?
Tak. Dostawca, który przetwarza dane w Twoim imieniu, musi mieć z Tobą umowę powierzenia przetwarzania.
Czy jednoosobowe biuro musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania?
Małe firmy są czasem zwolnione, ale zwolnienie nie dotyczy regularnego przetwarzania danych. W biurze nieruchomości warto rejestr prowadzić.
Co zrobić, gdy klient żąda usunięcia danych?
Usuń dane, których nie musisz przechowywać. Dane wymagane przepisami, na przykład AML, zachowaj i poinformuj o tym klienta.
Podstawa prawna i źródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
- Ustawa z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej
- Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Stan na październik 2026. Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnika, notariusza ani doradcy podatkowego.